Les tâches administratives peuvent parfois être rébarbatives et chronophages. Elles sont cependant un rouage essentiel de chaque entreprise, jouant ainsi un vrai rôle dans la productivité de chaque structure. Que ce soit pour l’organisation de l’espace de travail, le rangement de vos fournitures, ou le traitement de vos documents, il est important de mettre en place une dynamique administrative rigoureuse et précise.
Quels sont les outils qui vous facilitent la vie en entreprise ? Comment impactent ils votre gestion du temps ? Par qui sont-ils utilisables ? Comment créer une dynamique de rangement ?
Découvrez toutes nos réponses dans notre article.
Les logiciels utiles
Les tâches administratives tendent à être de plus en plus dématérialisées dans les entreprises. La partie administrative passe donc de plus en plus par l’informatique et les logiciels. Vous retrouverez des logiciels pour chaque pôle de votre entreprise :
- La gestion des projets et des tâches avec Microsoft Project ou GanttProject
- La gestion des documents avec le Pack Office
- Les outils de communication : Mattermost, Teams…
- La gestion des relations clients avec SuiteCRM par exemple
- La gestion de la paie de vos collaborateurs
Les tampons encreurs
Les tampons encreurs sont toujours parmi les outils les plus utilisés par l’entreprise. Le tampon permettra d’améliorer la gestion des documents de votre entreprise sur de nombreux points. Le tampon est la clé de voûte qui permettra d’enclencher une dynamique de rangement dans votre entreprise. En apposant la mention de votre choix sur le document, vous pourrez ensuite classer vos documents par thématique. Pour votre tampon, voici quelques exemples de mentions possibles :
- La date
- Les mentions générales (payé, copie, original, approuvé, terminé…)
- Les mentions pour finances (facturé, payé le, acompte reçu, encaissé le…)
- Les mentions de gestion des documents (classé le, document vérifié, dossier complet…)
- Les mentions de communication (reçu par, signé le, lu et approuvé…)
- Les mentions pour RH (congé approuvé, congé refusé…)
Les outils de classement
Les tampons encreurs sont la première porte d’entrée dans la gestion des documents. Une fois que les documents sont marqués par le tampon, vous pouvez les ranger comme bon vous semble. Il est possible de ranger vos documents selon la thématique du document : marketing, RH, finance, etc.
Très souvent, les entreprises optent pour un code couleur bien déterminé pour le classement de leurs documents. Par exemple, la couleur rouge peut être utilisée pour le classement des documents marketing. Pensez également à créer une section spécifique pour les documents confidentiels.
Les outils de marquage et étiquetage
Une fois que vous avez sélectionné vos outils de classement : classeurs, pochettes, etc., il est important de les marquer. L’étiqueteuse vous permet ainsi de créer des étiquettes personnalisées pour vos dossiers, boîtes, classeurs…
Vous pouvez créer un processus de création d’étiquettes pour pouvoir ensuite classer vos chemises ou classeurs par thématiques.
À l’ère de l’immédiateté, où clients et employés attendent des réponses et solutions rapides, le traitement efficace des tickets d’assistance technique représente un enjeu majeur pour les équipes de support. Face à ce défi, l’automatisation des processus via des 